Alguns maus hábitos podem tornar nossas rotinas improdutivas e prejudicar o desempenho no trabalho. Veja alguns deles e como buscar meios para aumentar sua produtividade:

Hábito 1: Não se planejar

O principal erro de quem não consegue manter a agenda (e a vida pessoal) em dia é não se planejar – ou seja, fazer tudo de última hora, não prevendo possíveis eventualidades. Os imprevistos acontecem a todo o momento e é importante estarmos preparados para lidar com eles. O planejamento ajuda a pensar em um plano B ou C para cada situação.

Como mudar? Não se atenha apenas ao planejamento do dia seguinte. No mínimo, planeje os três próximos dias, e não lote por completo a sua agenda: deixe sempre uma “brecha”. Se você trabalha 8 horas por dia, por exemplo, comprometa apenas 4 ou 5 horas de marcações, e deixe tempo livre para o que não estava previsto.

Hábito 2: Estabelecer prioridades erradas para as tarefas

Se não fizer uma avaliação crítica do próprio tempo, todas as atividades são vistas como prioridade. Assim, são feitos agendamentos desnecessários que ocupam boa parte do dia.

Como mudar? Assuma uma postura crítica em relação a cada tarefa e diferencie o que é importante (ou seja, o que está relacionado com o tempo e traz resultado) do que é urgente (deve ser feito imediatamente).

Hábito 3: Subestimar os aplicativos de produtividade

Alguns aplicativos para gerenciamento de tarefas e atividades são bastante úteis! Apesar disso, quem os experimenta geralmente desiste do programa após algum tempo de uso. Lembre-se: são necessárias algumas semanas para fazer do uso dessas ferramentas um hábito.

Como mudar? Firme um compromisso consigo mesmo e determine quais aplicativos podem ajudá-lo no seu dia a dia. Para testar se o aplicativo é funcional para você, experimente o método de gestão que ele oferece e veja se produz resultados em sua rotina.

Hábito 4: Checar o e-mail o tempo todo

Checar os e-mails a todo momento gera desperdício de tempo – principalmente se considerarmos que nem tudo o que está na caixa de entrada exige resposta imediata.

Como mudar? Estabeleça momentos definidos para conferir o que te enviaram e defina prioridades sobre o que responder antes.

Hábito 5: Usar excessivamente as redes sociais

As redes sociais são amplamente usadas durante o trabalho. Conferir excessivamente as mensagens e notificações atrapalha no trabalho e interfere na concentração, que só será retomada depois de vários minutos.

Como mudar? Assim como o e-mail, estabeleça horários fixos para conferir suas redes sociais. Fazendo disso um hábito, a tentação de checar as mensagens o tempo todo diminui.

Hábito 6: Não delegar tarefas

São vários os motivos que levam profissionais a não delegarem tarefas: medo de perder a posição, receio de não contar com pessoas capacitadas etc. A consequência, no entanto, é sempre a mesma: excesso de tarefas e pouco tempo para cumpri-las.

Como mudar? Tenha consciência de que avançar na carreira é mais do que ter para si muitas responsabilidades: é fundamental saber gerenciar tarefas e equipes para que o trabalho tenha boa qualidade e seja entregue no prazo.

Hábito 7: Fazer reuniões muito frequentemente

Passar alguns dias da semana com as portas fechadas em uma reunião não é sinônimo de produtividade. Principalmente porque a maioria das reuniões são consideradas desnecessárias, muito longas e sem objetivos definidos.

Como mudar? Evite fazer reuniões para tudo. Se forem mesmo imprescindíveis, certifique-se de que fez o planejamento necessário: horário, pauta, objetivos, participantes etc. Lembre-se de que a duração ideal para reuniões é de aproximadamente 30 minutos.

Hábito 8: Ser desorganizado

A produtividade está diretamente relacionada à organização: da mesa de trabalho, da casa, dos objetos, das finanças pessoais. Por isso, antes de pensar em produtividade é preciso pensar em organização.

Como mudar? Faça da organização um hábito. Crie espaços específicos para cada tipo de objeto que precisa ser guardado (documentos, contas, revistas etc.) e mantenha-os em seus devidos lugares – isso vale também para os arquivos eletrônicos armazenados em pastas de trabalho no computador. Dessa forma, quase nunca haverá necessidade de fazer “grandes arrumações”.

Hábito 9: Dedicar pouco tempo para si mesmo

Pessoas improdutivas são as que menos se dedicam à vida pessoal, pois estão sempre ocupadas fazendo as inúmeras atividades da sua agenda lotada. Na tentativa de manter a rotina sufocante de trabalho em dia, essas pessoas “sabotam” o tempo do lazer. Trabalhar excessivamente produz resultados ruins e opostos ao da produtividade.

Como mudar? Abra brechas na agenda para dedicar tempo a si mesmo – seja fazendo mais pausas durante o dia, seja para praticar um hobby. Dessa forma, é possível obter um equilíbrio entre o trabalho e a vida.

Adaptado de: Exame